Nog niet elk contactcentersysteem kan direct gekoppeld worden. Met de Beldata-import upload je je belgeschiedenis in een Excel-bestand, en rekent Teamlead daarmee de benodigde bezetting uit.
Zo doe je het
- Ga naar Instellingen > Koppelingen en klik op Beldata-import.
- Maak in de tabel Wachtrijen met Nieuwe wachtrij een wachtrij aan voor elke belstroom, bijvoorbeeld Klantenservice of Storingen.
- Klik bij de wachtrij op Importeren.
- Klik op Voorbeeldbestand downloaden.
- Vul per uur het aantal gesprekken in uit je contactcentersysteem. Laat de opzet van het bestand hetzelfde.
- Kies het bestand bij Bestand en klik op Volgende.
- Controleer de Periode, het Aantal gesprekken en het Aantal ingevulde uren. Klopt het, klik dan op Importeren.
- Koppel de wachtrij aan een taak in een basisbezetting. De knop Naar basisbezettingen brengt je daar.
Zo ziet het bestand eruit
- Eén tabblad per jaar, met het jaartal als naam.
- Kolom A heet "Weeknummer". Daarna volgt een kolom per week (1 tot en met 52 of 53).
- Per weekdag een kopregel, met daaronder een rij per uur binnen de openingstijden van je locatie.
- Vul per cel het aantal gesprekken in dat uur. Alleen getallen groter dan 0 tellen mee.
Goed om te weten
- Een import is een momentopname: hij werkt zichzelf niet bij. Wil je recente weken meenemen, importeer dan een nieuwe export.
- Importeer je opnieuw voor dezelfde periode, dan vervangt Teamlead de eerdere beldata van die periode.
- Met Beldata-import gebruiken bepaal je of de geïmporteerde data meetelt in forecasts en basisbezettingen.
- Per wachtrij pas je zelf de doelwaarden aan, zoals Nawerktijd, Serviceniveau en Opnamesnelheid.
- Ongeveer een jaar aan gegevens is een goede basis.
- Zijn de openingstijden van je locatie veranderd? Download dan een nieuw voorbeeldbestand.
- Telt telefoon vanaf een bepaalde week niet meer mee in de bezetting? Dan is je geïmporteerde data op. Importeer nieuwe gegevens.
Lukt het niet?
- Kon het gespreksgegevensbestand niet verwerken: de opzet van het bestand is veranderd. Controleer of de tabbladnaam het jaartal is, of de weeknummers en uren kloppen en of de dagnamen niet vertaald zijn. Laat geen cellen leeg; vul 0 in als er geen gesprekken waren.
- Kon Excel-bestand niet laden: gebruik een .xlsx-bestand, bij voorkeur het voorbeeldbestand.