Een taak is een soort werk dat je in het rooster aan een medewerker geeft, zoals telefoon, e-mail of coaching. Ook pauze, verlof en ziek zijn taken. Taken horen bij één locatie.
Een taak maken
- Ga naar Taken en klik op Nieuwe taak.
- Blok Algemeen: vul een Naam in en kies een Kleur. Met Bekijk bestaande taakkleuren voorkom je dubbele kleuren.
- Kies het Type: Standaard voor gewoon werk, of Verlof, Ziek of Pauze.
- Blok Planning: kies eventueel een Taakgroep en de Prioriteit bij automatisch invullen rooster.
- Blok Bezetting: zet de schakelaars goed (zie hieronder).
- Klik op Aanmaken.
Wat doen de instellingen?
- Onbetaalde pauze (alleen bij Pauze): de pauzetijd telt niet als betaalde werktijd. Gebruik dit bijvoorbeeld voor de lunch.
- Prioriteit bij automatisch invullen rooster: van Zeer laag tot Kritiek. Taken met een hogere prioriteit worden eerder ingeroosterd.
- Standaard inschakelen voor nieuwe medewerkers: nieuwe medewerkers krijgen de taak automatisch. Bestaande medewerkers niet; die geef je de taak in hun profiel.
- Basisbezetting instelbaar: de taak verschijnt in de basisbezetting. Daar geef je per kwartier aan hoeveel mensen je nodig hebt.
- Uitsluiten van totaaltelling: wie deze taak heeft, telt niet mee in het totaal aantal aanwezigen. Handig voor bijvoorbeeld verlof.
- Locaties (alleen als je werklocaties hebt): alleen medewerkers op die werklocaties kunnen de taak krijgen.
Taakgroepen
Met een taakgroep stel je de bezetting in voor een aantal taken samen, bijvoorbeeld al het telefoonwerk.
- Ga naar Taken > Beheer taakgroepen en klik op Nieuwe taakgroep.
- Vul Naam en Kleur in. Zet Basisbezetting instelbaar aan als je de bezetting voor de hele groep wilt instellen.
- Klik op Aanmaken.
- Koppel taken aan de groep vanuit de taak zelf, met het veld Taakgroep.
Goed om te weten
- Met Sorteervolgorde zet je taken bovenaan met Taak vastpinnen. De rest staat op alfabet.
- Moet een taak altijd bezet zijn? Zet de prioriteit op Kritiek, zet Basisbezetting instelbaar aan en vul de basisbezetting in.
- Zet je Basisbezetting instelbaar uit, dan wordt de ingevulde basisbezetting van die taak gewist. Weer aanzetten haalt die niet terug.
- Verwijder een taak alleen als hij nooit is gebruikt. Met de taak verdwijnen ook alle roosterblokken met die taak, ook uit het verleden, en de toewijzingen aan medewerkers, de wijzigingen en de basisbezetting van die taak.
- Of een taak meetelt voor adherence, stel je in bij de koppeling. Onder Statuskoppelingen kies je per status de Taken die als adherent tellen. Een taak die je nergens aanvinkt, zoals baliewerk, wordt niet gemeten.